Een bedrijf oprichten in Roemenië is niet het einde van het proces. Voor mij begint het echte werk pas daarna.

Ik spreek regelmatig met Belgische, Nederlandse en andere buitenlandse ondernemers die mij vertellen dat ze een bedrijf in Roemenië willen oprichten. Vaak begint het gesprek met dezelfde vraag:

“Hoe snel kunnen we een bedrijf oprichten?”

Mijn antwoord is meestal: technisch gezien kan dat vrij snel.

Maar daarna stel ik een andere vraag:

“En wat gaat u doen op de dag nadat uw bedrijf is opgericht?”

Daar begint het echte verhaal.

Een Roemeense SRL oprichten is vandaag relatief eenvoudig. Maar een onderneming operationeel maken, medewerkers vinden, een boekhouding organiseren, klanten aantrekken, contracten afsluiten en ervoor zorgen dat alle administratie correct verloopt, vraagt veel meer dan alleen een oprichtingsakte.

Ik werk al meer dan twintig jaar met ondernemers en bedrijven die activiteiten in Roemenië willen opstarten of uitbreiden. En één ding heb ik geleerd: de eerste 90 dagen zijn bepalend voor de verdere ontwikkeling van een bedrijf.

Daarom deel ik graag hoe ik deze eerste drie maanden aanpak.

De eerste 30 dagen: de basis moet kloppen

Wanneer het bedrijf officieel is opgericht, begint voor mij fase twee.

Mijn eerste aandacht gaat naar de praktische basis.

De bankrekening

Een bedrijf zonder operationele bankrekening kan nauwelijks zaken doen.

Ik zorg er daarom voor dat de bankrekening zo snel mogelijk volledig operationeel is. Dat klinkt eenvoudig, maar voor buitenlandse aandeelhouders kan een bank soms bijkomende informatie vragen over de aandeelhoudersstructuur, de uiteindelijke begunstigden, de activiteiten van het bedrijf of de herkomst van de financiële middelen.

Mijn advies is daarom eenvoudig:

Wacht niet met de bankrekening tot u uw eerste factuur moet betalen.

Zorg dat de financiële infrastructuur vanaf het begin werkt.

Boekhouding en fiscaliteit

Een tweede prioriteit is voor mij de boekhouding.

Ik vind het belangrijk dat buitenlandse ondernemers begrijpen dat een accountant in Roemenië meer moet zijn dan iemand die achteraf de cijfers verwerkt.

Een goede boekhoudkundige partner moet vanaf het begin meedenken over facturatie, payroll, fiscale verplichtingen, btw, e-Factura, ANAF en de dagelijkse administratie.

Ik heb in de praktijk gezien dat kleine administratieve fouten later grote problemen kunnen veroorzaken.

Daarom besteed ik hier vanaf het begin veel aandacht aan.

Digitale administratie

Roemenië digitaliseert snel. Voor ondernemers betekent dit dat digitale toegang tot overheidsdiensten steeds belangrijker wordt.

Denk bijvoorbeeld aan:

• digitale handtekeningen;
• SPV bij ANAF;
• e-Factura;
• online bankieren;
• boekhoudsoftware;
• payrollsystemen;
• digitale documentatie.

Ik zorg er ook voor dat duidelijk is wie toegang heeft tot welke systemen.

Ik vind het bijvoorbeeld geen goede oplossing wanneer een buitenlandse eigenaar volledig afhankelijk wordt van één accountant voor alle digitale toegangen.

De ondernemer moet controle houden over zijn eigen onderneming.

Dag 30 tot 60: mensen maken het bedrijf

Na de eerste administratieve basis verschuift mijn aandacht meestal naar de mensen.

Want uiteindelijk wordt een onderneming niet succesvol door haar registratienummer.

Mensen maken het bedrijf.

Voor veel buitenlandse ondernemingen is juist de toegang tot gekwalificeerde medewerkers één van de belangrijkste redenen om naar Roemenië te komen.

Roemenië beschikt over veel talent in onder andere IT, engineering, finance, customer service, sales, productie en shared services.

Maar ik raad ondernemers altijd aan om niet zomaar zo snel mogelijk mensen aan te nemen.

Eerst moeten we weten welke organisatie we eigenlijk willen bouwen.

Wie zoeken we?

Aan wie rapporteert deze persoon?

Welke verantwoordelijkheden krijgt hij of zij?

Welke talen zijn noodzakelijk?

Wat is het salarisniveau?

Waar gaat de medewerker werken?

Welke ervaring is echt nodig?

En vooral: welke toegevoegde waarde moet deze functie creëren?

Dat zijn vragen die ik eerst wil beantwoorden.

Kijk niet alleen naar het salaris

Een van de meest gemaakte fouten die ik bij buitenlandse investeerders zie, is dat men vooral kijkt naar het salarisniveau in Roemenië.

Maar een salaris is niet hetzelfde als de totale kostprijs van een werknemer.

Ik kijk altijd naar het volledige plaatje:

• brutoloon;
• werkgeverskosten;
• voordelen;
• payroll;
• kantoor;
• IT-infrastructuur;
• recruitment;
• opleiding;
• management;
• administratie.

Daarna stel ik de belangrijkste vraag:

Welke waarde creëert deze medewerker voor de onderneming?

Dat is volgens mij veel belangrijker dan alleen het verschil in salaris tussen België, Nederland en Roemenië.

Voor bedrijven die een nearshoring- of shared-serviceorganisatie willen opbouwen, kan Roemenië bijzonder interessant zijn. Maar het succes zit niet alleen in lagere kosten. Het zit in het vinden van de juiste mensen en het goed organiseren van de onderneming.

Dag 60 tot 90: van bedrijf op papier naar echte onderneming

Na ongeveer twee maanden wil ik dat de onderneming steeds meer begint te functioneren als een echte organisatie.

Er moeten klanten komen.

Er moeten leveranciers zijn.

Er moeten contracten worden afgesloten.

Er moeten medewerkers functioneren.

En er moet een duidelijke verantwoordelijke zijn voor de dagelijkse activiteiten.

Contracten en commerciële afspraken

In deze fase kijk ik onder andere naar klantencontracten, leverancierscontracten, arbeidsovereenkomsten, huurovereenkomsten en IT- of consultancycontracten.

Bij internationale groepen besteed ik bijzondere aandacht aan de afspraken tussen de Roemeense onderneming en de buitenlandse moedermaatschappij.

Wie levert welke diensten?

Wie betaalt wat?

Hoe worden managementdiensten gefactureerd?

Wie levert de technologie?

Wie is eigenaar van intellectuele eigendom?

Dit zijn geen details die ik graag achteraf wil oplossen.

Ik wil dat deze afspraken vanaf het begin duidelijk zijn.

Wie runt het bedrijf in Roemenië?

Dit is één van de vragen die ik buitenlandse ondernemers vaak stel.

De eigenaar kan in België of Nederland wonen. De aandeelhouder kan in een ander land gevestigd zijn.

Maar iemand moet in Roemenië de dagelijkse realiteit opvolgen.

Dat kan een managing director zijn, een general manager, een HR-manager, een finance manager of in sommige gevallen een externe lokale partner.

Voor mij is vooral belangrijk dat de verantwoordelijkheden duidelijk zijn.

Ik wil vermijden dat een ondernemer vanuit België of Nederland voortdurend kleine operationele problemen in Roemenië moet oplossen.

Een onderneming moet lokaal kunnen functioneren.

HR mag geen administratief sluitstuk zijn

Wanneer de eerste medewerkers worden aangenomen, moet ook de HR-structuur op zijn plaats staan.

Ik denk daarbij niet alleen aan arbeidscontracten.

Ook onboarding, personeelsdossiers, payroll, vakanties, afwezigheden, arbeidsduur, interne regels, gezondheid en veiligheid en performance management moeten worden georganiseerd.

In het begin, wanneer een bedrijf misschien maar twee of drie medewerkers heeft, lijkt dat soms overdreven.

Mijn ervaring is het tegenovergestelde.

Als de basis vanaf het begin goed staat, wordt het veel gemakkelijker om later van 5 naar 20, 50 of 100 medewerkers te groeien.

Ik bouw liever een goede structuur voor tien medewerkers dan dat ik een slechte structuur achteraf moet herstellen voor vijftig medewerkers.

Controleer de specifieke verplichtingen van uw sector

Niet elk bedrijf in Roemenië is hetzelfde.

Een IT-bedrijf heeft andere verplichtingen dan een productiebedrijf.

Een restaurant heeft andere vergunningen nodig dan een consultancybedrijf.

Een landbouwbedrijf heeft weer een heel andere administratieve en wettelijke omgeving.

Daarom kijk ik tijdens de eerste 90 dagen ook naar de specifieke activiteiten van de onderneming.

Zijn er vergunningen nodig?

Zijn er lokale goedkeuringen nodig?

Zijn er milieuverplichtingen?

Zijn er brandveiligheidsvereisten?

Zijn er sectorspecifieke licenties?

Het is belangrijk dat de activiteiten die een onderneming daadwerkelijk uitvoert, ook administratief en juridisch correct zijn georganiseerd.

Een bedrijf moet niet alleen officieel bestaan.

Het moet ook operationeel compliant zijn.

Na 90 dagen wil ik een duidelijk financieel beeld

Tegen het einde van de eerste drie maanden wil ik dat de ondernemer weet waar hij financieel aan toe is.

Hoeveel medewerkers hebben we nodig?

Hoeveel gaat de onderneming maandelijks kosten?

Wanneer verwachten we de eerste omzet?

Hoeveel werkkapitaal hebben we nodig?

Welke investeringen moeten nog gebeuren?

Wanneer hebben we bijkomende financiering nodig?

Ik vind vooral die laatste vraag belangrijk.

Een onderneming kan op papier winstgevend lijken en toch onvoldoende cash hebben om haar activiteiten te financieren.

Daarom maak ik liever vanaf het begin een realistisch financieel plan voor de eerste twaalf maanden.

Mijn checklist na de eerste 90 dagen

Wanneer ik een buitenlandse onderneming begeleid, wil ik na ongeveer drie maanden dat de volgende zaken duidelijk zijn.

Het bedrijf

De onderneming is correct opgericht en de bankrekening is operationeel.

Boekhouding en fiscaliteit

Er is een betrouwbare accountant, de fiscale administratie is georganiseerd en de noodzakelijke digitale systemen zijn actief.

HR

De eerste medewerkers zijn aangeworven of de recruitmentstrategie staat klaar. Contracten, payroll en personeelsadministratie zijn georganiseerd.

Operations

De onderneming beschikt over de nodige kantoor-, IT- en operationele infrastructuur.

Contracten

De belangrijkste klanten-, leveranciers- en eventuele intra-groepcontracten zijn geregeld.

Management

Iedereen weet wie verantwoordelijk is voor welke activiteit.

Financiën

Er is een realistisch budget en een financieel plan voor de komende twaalf maanden.

Een bedrijf oprichten is slechts het begin

Na meer dan twintig jaar ervaring in Roemenië ben ik ervan overtuigd dat de oprichting van een bedrijf slechts de eerste stap is.

De oprichtingsakte creëert de juridische entiteit.

De eerste 90 dagen creëren het bedrijf.

Dat is voor mij het grote verschil.

Een buitenlandse ondernemer heeft niet alleen iemand nodig die een SRL kan oprichten.

Hij heeft vooral behoefte aan iemand die begrijpt wat er daarna moet gebeuren.

Wie gaat de administratie organiseren?

Wie zoekt de eerste medewerkers?

Wie helpt met HR?

Wie zorgt voor de juiste kantooromgeving?

Wie volgt de lokale leveranciers op?

Wie helpt met fiscaliteit en boekhouding?

Wie zorgt ervoor dat de onderneming effectief kan functioneren?

Dat is precies waar ik met PBS Worldwide vaak het verschil probeer te maken.

Ik wil niet alleen helpen om een bedrijf in Roemenië op te richten.

Ik wil ervoor zorgen dat het bedrijf daarna ook daadwerkelijk kan functioneren.

Van een onderneming op papier naar een onderneming die zaken doet

Wanneer een ondernemer mij vraagt:

“Hoe snel kunnen we een bedrijf in Roemenië oprichten?”

dan geef ik graag antwoord op die vraag.

Maar daarna stel ik altijd een tweede vraag:

“Wanneer wilt u daadwerkelijk operationeel zijn?”

Want dat zijn twee verschillende dingen.

Een bedrijf kan relatief snel worden opgericht.

Maar een bedrijf dat klaar is om medewerkers aan te nemen, klanten te bedienen, facturen te sturen en omzet te genereren, vraagt voorbereiding.

En precies daarom vind ik de eerste 90 dagen zo belangrijk.

Voor mij gaat investeren in Roemenië niet alleen over het oprichten van een onderneming.

Het gaat over het bouwen van een lokale organisatie die op lange termijn kan groeien.

De eerste 90 dagen zijn geen administratieve formaliteit. Ze vormen de basis voor de volgende jaren van uw onderneming in Roemenië.

Dat is de ervaring die ik de afgelopen twintig jaar heb opgebouwd en die ik vandaag gebruik om buitenlandse ondernemers te begeleiden bij hun activiteiten in Roemenië.

Een bedrijf oprichten is het begin. Het succesvol operationeel maken is waar het echte werk begint.

Freddy Jacobs
Managing Director – PBS Worldwide BV
Roemenië & België

+32 478 331 799

SOME INTERESTING LINKS:

My Vlog on Romania Website on investment in Romania

Vlog for entrepreneurs in Romania – subscribe please YOUTUBE CHANNEL of Freddy Jacobs

Romania’s Fiscal Changes for 2026

Wij richten niet alleen Roemeense bedrijven op. Wij helpen u een onderneming opbouwen